L’Office Manager joue un rôle clé dans le bon fonctionnement des activités de bureau, offrant un soutien aux équipes en gérant les fonctions administratives/déplacement. Il/elle sera responsable d’accueillir les visiteurs, de coordonner la logistique du bureau, de soutenir la direction et les équipes de projet, et d’assurer une expérience de travail positive pour les employés.

Principales Responsabilités :

• Accueil et Gestion des Visiteurs
  • Accueillir les visiteurs de manière professionnelle et conviviale ;
  • Répondre et rediriger les appels téléphoniques, et répondre aux questions des collaborateurs.
    
    
• Soutien Administratif
  • Fournir un léger support administratif aux départements, incluant la saisie de données, la préparation de documents (principalement note de frais des dirigeants), et le classement (sans se suppléer aux autres fonctions)
  • Programmer les réunions, rendez-vous, et réserver les salles de conférence.
  • Aider aux arrangements de voyage et aux rapports de frais pour le ComEx de l’agence et autres employés.
  • Coordonner avec les équipes de projet pour faciliter la communication avec certains fournisseurs, et les certificats d'assurance.
    
    
• Coordination du Bureau
  • Gérer les fournitures de bureau, incluant les commandes et la recherche d’alternatives ; Gérer le courrier et les colis entrants et sortants ;
  • En collaboration avec le département Communication : Organiser des événements en milieu de travail (ex : fêtes de fin d’année, présentations de fournisseurs, sorties d’employés) ; Coordonner les nettoyages, et le stockage externe (archivage).
  • En collaboration avec le CFO et le DG : Être force de proposition sur l’amélioration des conditions de bien-être des collaborateurs.
    
    
• Ad-hoc et ponctuel
  • Apporter un support au CFO et au DG pour des projets spéciaux selon les besoins.
  • Signaler tout problème de sécurité et agir en tant que liaison avec la gestion de l’immeuble pour la maintenance, l’accès et les autorisations.

Le profil recherché :

• Vous avec un niveau de communication verbale et écrite en français irréprochable
• Vous justifiez d’un fort sens de l’organisation, de la gestion du temps - et savez gérer plusieurs tâches de front, ainsi que prioriser ;
• Vous avez une bonne capacité pour travailler en autonomie, et anticiper les besoins et problèmes
• Vous êtes souriant(e), avec une attitude positive et orientée vers le service client
• Vous maîtrisez la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• La maîtrise d’autres langues que le français est un plus